Aanpak risicomanagement ERP-implementaties - Eigen publicaties

In het artikel ‘Er kleven risico's aan implementatie en onderhoud van erp-systemen’ (pag. 18 e.v.) gaven we een overzicht van veel voorkomende risico’s bij de implementatie van erp-systemen. In dit tweede artikel over erp laten we zien welke aanpak wij gebruiken bij het managen van erp-risico’s en wat onze ervaringen hiermee zijn. We beginnen met een korte uiteenzetting van wat risicomanagement is. Vervolgens beschrijven we de stappen die we hanteren bij het managen van
erp-implementatierisico’s en tot slot geven we een aantal lessons learned.

Componenten in risicomanagement

Risicomanagement wordt gedefinieerd als het doorlopend identificeren, aanpakken en elimineren van risico’s, voordat ze leiden tot een bedreiging van een succesvolle projectafronding, of tot een belangrijke extra inspanning. Om risicomanagement hanteerbaar te maken, maken we onderscheid tussen de volgende zes componenten (zie figuur 1 op pag. 25):

Risicoplanning omvat het opzetten  en documenteren van een gestructureerde aanpak voor de identificatie en analyse van risico’s, de ontwikkeling en implementatie van maatregelen om risico’s aan te pakken en de bewaking op uitvoering van deze maatregelen en of ze het gewenste resultaat opleveren.

Risico-identificatie is het identificeren van zaken waar het project waarschijnlijk last van zal krijgen. Hiervoor wordt vaak gebruik gemaakt van een checklist. Risicoanalyse is gericht op het bepalen van de ‘ernst’ van de risico’s en het prioriteren ervan. Een manier om die ernst zichtbaar te maken is met behulp van de risk exposure (kans en effect).

Risicohandling omvat het identificeren, evalueren, selecteren n implementeren van maatregelen om het optreden an risico’s te verminderen en/of het effect bij optreden te reduceren. Zo moet  ondermeer worden aangegeven wie wanneer wat moet doen, hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld, en moeten de kosten worden bepaald.

Risicobewaking richt zich op het systematisch bewaken en valueren van de kwaliteit van de maatregelen die bij de component risicohandling zijn bepaald.

Risico-evaluatie en –documentatie voert na afloop van het project een evaluatie uit die gericht is op het kapitaliseren van de opgedane ervaringen met risicomanagement, er lering van toekomstige projecten.