Cijfers over project portfolio management - Opinies

Er is veel geschreven over PPM, maar echt harde cijfers over de mate van gebruik, de tevredenheid van gebruikers, succesratio’s en dergelijke zijn dun gezaaid. In dit artikel vindt u statistieken die KWD her en der over project portfolio management heeft aangetroffen.

Overzicht PPM maturity

Uit onderzoek blijkt dat de meeste organisaties niet echt tevreden zijn met hun IT-PPM aanpak. De meeste organisaties die IT-PPM toepassen bevinden zich op een laag niveau van het IT-PPM maturity model. 

Geschiedenis PPM

T-PPM is nog een redelijk jong fenomeen. 53,8% van de organisaties die het toepassen, hebben dit de afgelopen 2 jaar opgepakt en 23,1% is er hooguit 5 jaar bezig. Ruim de helft van de ondervraagde organisaties zegt te beschikken over een IT-PPM proces, dat ze trouwens in de meeste gevallen zelf hebben ontwikkeld en niet via ingehuurde consultants of aangeschafte software hebben ‘ingekocht’. In de meeste gevallen wordt Microsoft Project 2002 Enterprise aangeschaft als IT-PPM software.

Kennis over PPM

Hoewel bijna alle geraadpleegde organisaties aangeeft portfolio management belangrijk te vinden, heeft het merendeel geen helder beeld van de baten van IT-PPM en weet men niet wat de return on investment is van de ingevoerde portfolio management. De organisaties die dat wel weten (slechts 26%), halen een ROI die ligt tussen de 5 en 25%. Het is trouwens opvallend dat geen van de organisaties ROI opgeven als de reden om te investeren in portfolio management. Of de organisatie er financieel beter van wordt, is blijkbaar geen primaire doelstelling. 

Waarom zetten organisaties PM in?

Redenen die organisaties veelal opgeven om portfolio management te introduceren:

• Met behulp van IT-PPM wordt vermeden dat ergens in de organisatie meerdere projecten worden uitgevoerd die min of meer hetzelfde resultaat gaan opleveren.
• De mogelijkheden om succesvoller te investeren in IT worden via IT-PPM veel beter zichtbaar gemaakt en geëvalueerd (men krijgt een beter zicht waar wel en waar niet investeren in IT vereist en rendabel is).
• Met behulp van IT-PPM is men beter in staat te reageren op wijzigende omstandigheden zoals wijzigingen in investeringsmogelijkheden, in de prioriteiten van de organisatie, in kostenramingen, in aannamen over resource beperkingen en dergelijke.
• IT-PPM vraagt erom dat voor projectselectie de juiste informatie bij de juiste mensen wordt achterhaald. Het selecteren van projecten wordt daardoor professioneler, objectiever, vollediger, inzichtelijker, etc..
• IT-PPM helpt een organisatie projecten te selecteren op basis van consensus over kosten, baten en risico’s. Projectselectie en -prioritering wordt uit een ‘geloofsoorlog’ gehaald en keuzes worden gemaakt op basis van criteria waarover men in onderling overleg overeenstemming heeft bereikt.
• Via IT-PPM is men veel meer gericht bezig met een process van ‘continuously improving’.

Tevredenheid over PPM

Hoewel organisaties aangeven het nut van portfolio management in te zien en hierin investeren, komt in de praktijk een succesvolle toepassing van IT-PPM maar moeizaam van de grond. Zo geeft een groot deel van de ondervraagde organisaties aan dat ze onvoldoende resources hebben om hun moeizaam samengestelde portfolio’s uit te voeren. Verder zijn ze maar matig tevreden over de toegepaste methoden voor projectselectie; deze methoden zijn vaak te complex en lastig in gebruik. Maar heel weinig organisaties kwalificeren hun selectiemethoden als voortreffelijk. 

Sterkte-zwakte analyse PPM

De vraag naar de sterke en zwakke punten van hun portfolio aanpak levert het volgende beeld op.

KWD Resultaatmanagement, Nieuwegein 2007