KWD-in geprek over "project staffing" - Opinies

De redactie van KWD Bulletin gaat in gesprek over 'project staffing' met projectmanagers die werkzaam zijn bij verschillende organisaties. Richard Stijns, Projectmanager bij KLM Information Services, en Frank Blok, projectmanager KPN W&O Network & Services.

Hoe wordt bij KLM/Information Services de project staffing geregeld?
Richard (KLM): Projectresources worden doorgaans geleverd vanuit onze competence centers / componentgroepen. Dat kan bijvoorbeeld voor Windows, Oracle, Unix, SAP of Web zijn. Preciezer geformuleerd moet ik zeggen dat ik vooral werkpakketten uitbesteed bij specialisten binnen onze competence centers/ componentgroepen.

Frank (KPN):De development manager is primair verantwoordelijk voor het claimen van resources voor het project. Normaal gesproken gebeurt dit in nauwe samenwerking met de verantwoordelijke projectmanager. De projectresources worden per kwartaal aangevraagd door de development manager d.m.v. het invullen van een resource aanvraag formulier Excel sheet). Deze sheet wordt aangeleverd bij de resource manager die ervolgens de resources claimt bij de afdelingsverantwoordelijke managers. De lijnmanager beslist uiteindelijk over de inzet/allocatie van resources op projecten. Het resultaat van de resource aanvraag wordt rechtstreeks gecommuniceerd naar de development manager en de projectmanager. Het is vervolgens aan de projectmanager om nadere afspraken omtrent de inzet van esources op zijn/haar project te maken met de lijnmanager (voorkeur voor personen, competenties, skills).        

Hoe selecteer jij projectresources?
Richard (KLM): Als projectmanager heb ik dus geen directe keuze in resources, dit wordt bepaald door de resourcemanager van het desbetreffende competence center.  De resource manager matched op basis van het door mij gevraagde werkpakket cq profiel. Het is vervolgens managen op afstand. Want in principe neem ik een werkpakket en daarmee resultaten af.

Frank (KPN): In beginsel heeft de projectmanager geen invloed op de toewijzing van personen op zijn/haar project. Dat doet de afdelingsverantwoordelijke lijnmanager. Het project vraagt capaciteit aan d.m.v. de resourceaanvraag op basis waarvan resources worden toegekend. Als ik mensen o.b.v. bepaalde competenties en/of vaardigheden wil inzetten op mijn project, dan probeer ik dat rechtstreeks te regelen met de afdelingsmanager. Daarbij ga ik primair uit van de ervaring die ik zelf heb met het functioneren van personen (uit vorige projecten) of op basis van ervaringen die collega's met personen hebben (aanbevelingen). 

En als het nou niet loopt in een project?
Richard (KLM) Het kan natuurlijk voorkomen dat ik constateer dat een bepaalde persoon niet goed functioneert. Dat bespreek ik dit uiteraard eerst met de persoon zelf. Als dit niet tot de gewenste resultaten leidt dan maak ik dat aanhangig bij zijn/haar resourcemanager.

Frank (KPN): Dan zal ik altijd als eerste proberen om met die betrokken persoon tot een oplossing te komen. Ik wil er dan achter komen waarom de medewerker niet of niet voldoende functioneert binnen het project (oorzaak) en of hij/zij zich voldoende betrokken en verantwoordelijk voelt voor de realisatie van de projectdoelstellingen. Door het maken van persoonlijke afspraken en mijzelf toegankelijk op te stellen hoop ik de medewerker voldoende te kunnen motiveren om een productieve bijdrage aan het project te leveren. Mocht dit iteindelijk niet tot het gewenste resultaat leiden, dan zal ik de situatie met zijn/haar lijnverantwoordelijke manager bespreken in de hoop alsnog tot een oplossing te komen. In the end zou dit kunnen betekenen dat de betreffende medewerker op het project vervangen wordt.

En de periodieke evaluatie?
Richard (KLM): De periodieke evaluatie van deze resources wordt gedaan door de resourcemanager. Wel wordt meestal een projectmanager om input gevraagd. En dat geef ik dan graag!

Frank (KPN): 
Heb ik eerlijk gezegd niet zoveel ervaring mee. Meestal gebeurt dit op initiatief van de medewerker zelf (als het om een externe medewerker gaat) of op initiatief van de lijnmanager als het om een KPN medewerker gaat.