KWD in gesprek met Diederick Dekker - Opinies

Diederick Decker is manager Projecten bij de Belastingdienst. Hij is al vele jaren actief in projecten en programma’s van zeer uiteenlopende aard. Diederick heeft een uitgesproken mening over projectmanagementtools.

In zijn huidige rol is hij verantwoordelijk voor 7 projecten met een budget van ca 15M euro per jaar. “Tools gebruik je voor planning, administratie, communicatie  en uitvoering om zaken beheerst en overzichtelijk te houden. Deze onderwerpen zijn cruciaal om een project succesvol af te ronden. De goede tools er bij kiezen en goed gebruiken is net zo belangrijk”. 

Diederick hangt zijn mening over tools op aan de volgende 3 stellingen:

1.  "A fool with a tool is still a fool"

"Allereerst moet een projectmanager natuurlijk zijn vak beheersen en boven de materie staan. Hij moet snappen waar hij mee bezig is... En dat is lang niet altijd zo! Een tool lost dat probleem niet op." Beheerst een projectmanager zijn vak en kent hij zijn project, dan weet hij ook welke tools hij moet kiezen. “Dat kan zelfs resulteren in de achterkant van bierviltje of gewoon Excel. Daar is echt niets mis mee! Maak het niet complexer dan nodig is”. De hedendaagse tools bieden zo veel functionaliteit dat zij de tijd van een onervaren projectmanager makkelijk opslokken. Een ander gevaar is dat een projectmanager zich laat leiden door een dergelijk tool en bijvoorbeeld bouwt op de gegenereerde planningsuitkomsten.

2.  Kies de tools die bij jouw project passen

Er zijn projecten met een sterk improviserend karakter. Dan zijn proces en product nog niet helemaal bekend. Daar tegenover staan projecten met een sterk routinematig karakter. Dus aan de ene kant van het spectrum zijn er de research & development projecten, aan de andere kant de “standaard” ontwerp-bouw-test projecten met bekende technieken binnen bekende voortbrengingsprocesen. Voor beiden geldt dat de projectmanager een basisset tools nodig heeft. Zo’n basisset kan bestaan uit:

• template voor een plan van aanpak;
• planningstool (keuze Diederick:  MS Project)
• tool voor registratie changemanagement  (keuze Diederick:  Excel)
• tool voor registratie risico’s&issues (keuze Diederick:  Excel)
• Versiebeheer (is binnen de Belastingdienst voorgeschreven:  Harvest)
• Administratie van uren, financiën en opdrachten (is binnen de Belastingdienst voorgeschreven: SAP)
• En natuurlijk mail, Word en Powerpoint

Voor de meer routinematige projecten kun je deze basisset uitbreiden met:

• Tools voor metrieken om de efficiëntie te verhogen;
• Uitbreiding van de standaard templates, bijvoorbeeld standaard communicatieplan en standaard nieuwsbrief.

Voor de multiprojectomgeving kun je de basisset uitbreiden met:

• DIN: doel inspanningen netwerk. Hierdoor krijg je overzicht van alle activiteiten die bijdragen aan kwantificeerbare en niet kwantificeerbare doelen.
• DND: Depency Network Diagram: daarmee krijg je zicht op afhankelijkheden tussen projecten 
• Overall resourceplanning en overkoepelende administratie van uren, financiën en opdrachten.

3.  Tools zorgen voor gemeenschappelijke en eenduidige communicatie

Mensen die tijdelijk met elkaar samenwerken in projecten moeten elkaar snel en goed begrijpen. Het is hierbij cruciaal dat ze de gewenste resultaten of effecten omarmen. Eenduidig taalgebruik en eenduidig toolgebruik helpen daar enorm bij.  Email is een belangrijk onderdeel van de dagelijkse communicatie. Dierderick is van mening dat email tot een minimum beperkt moet worden. Mail is niet het communicatiemiddel. Afspraken maak je in persoonlijke contacten, als je echt in verbinding staat met de medewerker. Pas daarna kun je mail gebruiken om de afspraken te bevestigen.

Kortom, projectmanagementtools zijn echt belangrijk voor succesvol projecten realiseren. De basis voor een goed gebruik is het beheersen van het vak projectmanagement. Op grond daarvan kun je passende tools kiezen. Deze tools vormen een belangrijke basis voor eenduidige en gemeenschappelijke communicatie……maar zijn niet in alle situaties geschikt om zaken voor elkaar te krijgen. Sommige situaties vereisen echte verbinding tussen medewerkers en dus persoonlijk contact al is het maar via telefoon of videoconferencing. 

Met dank aan Diederick Dekker, Belastingdienst.