KWD in gesprek met Edwin de Weerd - Opinies

De redactie van KWD Bulletin gaat in gesprek met Edwin de Weerd, Directeur Operations Bij Robeco Direct, de Nederlandse retail bank van Robeco met ruim 400.000 rekeninghouders en ongeveer 10 miljard aan belegd en gespaard vermogen. We spreken over het belang van opdrachtgevers en stuurgroepen van projecten.

Uw functie suggereert dat u zelf ook met regelmaat in de rol van opdrachtgever voor projecten fungeert. Klopt dat?
"Ja, dat doe ik zeker. Ongeveer 5 keer per jaar voor de relatief grotere projecten"

Hoe wordt een opdrachtgever in uw organisatie aangewezen?
"Wij werken volgens het principe van Prince2, waarbij de rol van opdrachtgever altijd wordt ingevuld. In het algemeen wordt de grootste belanghebbende uit de lijn, in financieel opzicht of door de processen die geraakt worden, aangeduid als opdrachtgever."

Wat kan een opdrachtgever volgens u nooit delegeren aan de projectmanager?
"Kort gezegd: de eindverantwoordelijkheid. Hij alleen is verantwoordelijk voor de onderliggende business case en de voordelen die daarmee beoogd worden."

Welk rol heeft een opdrachtgever in de samenstelling van de stuurgroep voor projecten?
"Een grote rol. Bij Robeco is het gewoonte dat de projectmanager en de opdrachtgever samen de stuurgroep samenstellen. Bij belangrijke projecten wordt dit in het management team bevestigd."

Wordt in uw organisatie dan ook expliciet afgesproken wat de projectmanager van de stuurgroep mag verwachten en vice versa?
"De rollen, taken en verantwoordelijkheden worden bij de start van het project vastgelegd. Ook die van de stuurgroepleden. Zijn het leden die voor het eerst deelnemen in een stuurgroep, dan wordt hen in een sessie van 2 uur eerst uitgelegd wat er van hen verwacht wordt."

Hoe vindt u dat het opdrachtgeverschap in de praktijk wordt ingevuld en kunt u 3 voorbeelden noemen van kenmerken van zowel goed als slecht opdrachtgeverschap?
"Wat in mijn ogen het verschil kan maken zijn zaken als een duidelijke, heldere scope en requirements meegeven aan de projectmanager, vooraf voldoende tijd vrijmaken om voortgang en issues met de projectmanager te bespreken en daar waar nodig te helpen bij escalaties.
Waar het mis kan gaan is wanneer een opdrachtgever zich bezig gaat houden met de inhoud, hoewel dat vaak verleidelijk is. Het is ook aan de projectmanager om operationele zaken niet onnodig binnen een stuurgroep te bespreken. Daarnaast kom je ook snel uit bij de tegengestelde punten van goed opdrachtgeverschap ,dus geen duidelijk, heldere scope, te weinig tijd vrijmaken en de projectmanager aan zijn lot overlaten."

Denkt u dat opdrachtgevers getraind kunnen worden in de rol van opdrachtgever? Hoe zou u hier invulling aan geven?
"Sterker nog, dat doen wij! Wij geven regelmatig trainingen getiteld: Prince2 voor opdrachtgevers. In het kort houdt dat in dat opdrachtgevers uitgelegd wordt welke rollen er gehanteerd worden, hoe men daar invulling aan geeft en wat de typische documenten en processen zijn die gebruikt worden binnen de projectmethodiek."

Hoe belangrijk vindt u professioneel opdrachtgeverschap voor het succes van projecten?
"Cruciaal. Maar dan vooral in combinatie met een hele goede projectmanager. Ik denk dat je dat als een twee-eenheid moet zien om succesvol te zijn in projecten. "

We horen ook graag je reacties op de volgende stellingen ten aanzien van stuurgroepen. Ben je het ermee eens of oneens en waarom?

Een stuurgroep stuurt niet, maar volgt.
"Daar ben ik het niet mee eens, maar ik zie het wel veel gebeuren. Actief bijsturen is noodzakelijk, maar dan wel op strategisch niveau en niet op tactisch of zelfs operationeel niveau."

Een stuurgroep zit te vaak op de stoel van de projectmanager.
"Mee eens. Dat gebeurt regelmatig en is ook erg moeilijk voor veel opdrachtgevers. Het is zaak om niet te sturen, maar bij te sturen. Het is ook een vertrouwensrelatie met de projectmanager."

Een stuurgroep zorgt voor draagvlak en een gevoel van urgentie bij projectteamleden.
"Ja, dat is denk ik waar, maar wel indirect. De stuurgroep wordt natuurlijk wel eens als pressiemiddel richting teamleden gebruikt. Stuurgroepleden zijn vaak ook bepalende lieden, met enig gezag."

Een stuurgroep treedt als eenheid naar buiten toe op.
"Dat zou het wel moeten! Discussies moeten binnen de stuurgroep blijven en zij moet met één stem naar buiten toe treden. Dat is wel bepalend voor het slagen van de stuurgroep als orgaan. Het gebeurt alleen niet altijd."

Een stuurgroep is in zijn geheel verantwoordelijk voor de resultaten van het project.
"Het begint primair met de opdrachtgever en de projectmanager, maar uiteindelijk hoort een stuurgroep zich in zijn geheel verantwoordelijk te voelen. Ik ervaar ook zeker dat dat op die manier gebeurt."