Karels-Daily Log...De kostenschattingen - Opinies

Met in de hoofdrollen:

• Stevin -----  Directeur Operations
• Marc   -----  Manager Unit Levensloop Zakelijk
• Tanja  -----  Manager Unit Levensloop Particulier
• Karel  -----  Projectmanager

Dear Daily Log... De kostenschattingen

Gisteren kwam ik Stevin, onze directeur Operations op de gang tegen. Ik zag hem te laat en kon jammer genoeg niet meer wegduiken achter de koffie-automaat. "En Karel", riep hij me monter tegemoet, "loopt het project weer lekker? Oh, ja, kun je mij vanmiddag even doorgeven hoeveel het gaat kosten, dan kan ik dat alvast in de begrotingsronde meenemen en zijn we zeker van een budget. Oh ja, het moet wel kloppen en niet zo'n verhaal komen ophangen over onzekerheid, risico's etc.". En weg was Steven weer.

Tja, hij had natuurlijk wel een punt. Juist nu er meer op de centjes gepast moet gaan worden, is een goede kostenschatting en een beheersing van de kosten meer dan noodzakelijk. In mijn eindrapportage van de definitiestudie moet ik toch een uitspraak doen over de kosten. ...

Tools voor kostenschattingen

Gelukkig dat ik mijn Prince2-opleiding achter de rug heb en wat kostenschattingstools op mijn laptop heb geïnstalleerd. Ik start alvast mijn kostenschattingstool op en controleer welke invoergegevens er gevraagd worden. Dat valt gelukkig mee. Even Marc, Tanja en nog wat mensen uit de business bellen om wat deze gegevens te verzamelen. Tanja is op vakantie. Jammer, dan maar even aan haar rechterhand vragen. Die kan mij niet helpen, helaas. Marc is positiever en zegt toe nog dezelfde middag de gegevens aan te leveren. Ook van enkele andere collega's uit de business krijg ik toezeggingen.

De eerste resultaten...

En inderdaad, de gegevens druppelen binnen; dus meteen aan de slag. Het tool Costcalc vraagt om een funktiepuntachtige invoer; aantal invoerbestanden, uitvoerbestanden, etc. Gelukkig heeft Marc dat allemaal netjes kunnen aangeven. En na een half uurtje heb ik alle gegevens in Costcalc ingevoerd. Soms moet ik hier en daar wat aannames maken en begrijp ik niet helemaal wat het model nu precies bedoelt, maar het lukt en na een half uur is het zover en verschijnt de kostencalculatie op het scherm, uitgesplitst naar projectfasen, type medewerkers etc. De schatting valt tegen: 550.000 euro en een doorlooptijd van vijf en een halve maand. Daar moet ik bij Steven niet mee komen aanzetten. Een paar maanden was zijn idee.

Eens kijken wat het andere model CostModel laat zien. Weer begin ik met de inkloppen van allerlei gegevens. Gek genoeg zijn die van een heel andere aard en wordt er vooral gevraagd naar business kenmerken en de impact op de  processen. De antwoorden zijn goed te geven en hoera, de kostenschatting ziet er nu een stuk gunstiger uit: drie maanden doorlooptijd en een budget van 300.000 euro.

Vlug bel ik Steven op en laat hem weten dat ik eruit ben en dat hij per omgaande een kostencalculatie op zijn bureau mag ontvangen. Steven is content en complimenteert me met mijn doortastendheid. Omdat ik niet wil aankomen met potentiële risico's en gevaren voor kostenoverschrijdingen, verhoog ik schattingen een beetje en maakt er twaalf weken en 350.000 euro van. Opgelucht haal ik adem en heb ik voldoende energie om mijn eindrapportage te schrijven.

Tips voor kostenschattingen

1. Als je nog weinig of niets weet van je project, moet je je niet laten verleiden tot een kostenschatting.
2. Vertrouw geen kostenschattingsmodellen en functiepuntanalyses sec. 
3. Raadpleeg meerdere experts en wees kritisch op wat ze zeggen.
4. Voed je opdrachtgever op en laat hem weten dat het onzinnig is om hard te rekenen met zachte cijfers.
5. Cijfers blijven hangen. Dus een risicomarge ook.