Projectplace: Online projecten managen - Opinies

Projectplace is marktleider op het gebied van online projectmanagement diensten. De redactie van KWD deed onderzoek naar de toepasbaarheid van Projectplace. De belangrijkste pro's en contra's van online projectmanagement op een rij. 

Projectmanager van de toekomst

Toen ik in 1998 voor het eerst kennismaakte met Projectplace, waren Word en Excel de enige tools die ik standaard gebruikte. Ik was destijds, voor een collega die bezig was met zijn scriptie "projectmanagement van de toekomst", op zoek naar handigheidjes voor de projectmanager van morgen. Het web was eind vorige eeuw nog een statische knipselkrant, veel online projectmanagementdingen waren er niet te vinden. Ik kwam uit bij Projectplace (http://www.projectplace.nl/). Toen de enige aanbieder, elf jaar later Europees marktleider op het gebied van on-demand en online projectmanagement services.   

Projectplace

Plat gezegd kun je met Projectplace online een project of meerdere projecten managen. Kernfuncties zijn documentenbeheer, tools voor issue en taakmanagement, online vergaderen en e-mailfunctionaliteit.  In 2009 doet Projectplace nog steeds hetzelfde als 11 jaar geleden. Natuurlijk, het ziet er mooier uit en je klikt er veel makkelijker doorheen. En het is allemaal een stuk sneller geworden. Maar een tool blijft een tool. Ik wil niet in clichés vervallen, maar zonder ervaring en in zekere zin ook aanleg kom je nergens. Je kunt keurig je risklog bijhouden en je plannen beheren. Maar als je vervolgens risico's zonder eigenaar laat, of door jan en alleman je planning ondersteboven laat lopen, kom je met Project Place ook nergens.

Pro's

Er zijn zeker situaties te bedenken waarin Projectplace uitkomst kan bieden. Ik zie drie situaties waarin ik het gebruik van Projectplace zou overwegen:

1. Bij geografische afstand / beperkte beschikbaarheid van teamleden
Iedereen heeft een internet verbinding. Niet iedereen kan dagelijkse files mijden, of wil in de Randstad wonen. De projectmedewerker van nu werkt steeds vaker thuis, of is onderweg. De projectmedewerker van de toekomst is niet vaak meer op kantoor te vinden. En juist voor mobiele projectteams, waarin je nu nog met tokens voor beveiligde netwerken loopt te klooien om de laatste mail van leverancier X of Y op te halen, is Project Place ineens een prima oplossing. Iedereen naar 1 URL, en uitwisselen maar.

2. Projecten waarbij een veelvoud aan organisaties betrokken is
Fusieprojecten, outsourcing, internationale projecten, er zijn voldoende voorbeelden te bedenken waarin behoefte is aan een ‘neutrale’ zone, waar projectdocumentatie vanuit de verschillende bedrijfsnetwerken samenkomt en wordt beheerd. Ook in dit soort situaties is Project Place goed bruikbaar.

3. Omdat het versiebeheer op projectdocumentatie vereenvoudigt
Email speelt een steeds grotere rol in projecten en projectcommunicatie. Stuurgroepverslagen, projectplannen, risico logs, alles komt en gaat via email. Ik zie steeds vaker gebeuren dat op 1 vergadertafel 2 documentversies worden gebruikt. Amusant, maar niet echt bevorderlijk voor een effectieve vergadering. Projectplace brengt versiebeheer op projectdocumentatie en communicatie samen in 1 omgeving. Je moet nog steeds de discipline opbrengen om iets op de juiste manier te archiveren, maar het wordt je wel makkelijk gemaakt met deze tool.

Contra's

1. Weer een nieuwe tool
Bedenk voodat je Projectplace inzet of de opleiding en training van projectmedewerkers in het gebruik van Projectplace opweegt tegen de toegevoegde waarde. De meeste medewerkers met enige projectervaring zijn bekend met de meer traditionele Microsoft tools (Office, Project en Sharepoint), Projectplace is voor de meeste mensen nieuw.   

2. De prijs
Deze varieert van Euro 19,50 per gebruiker (bij 3-10 deelnemers) tot Euro 16,50 bij meer dan 50 deelnemers. Per maand. En dan heb je nog niet het volledige pakket aan functonaliteit. Ik vind de licentieprijs van 195 Euro per maand voor de ondersteuning van 1 klein project (10 medewerkers) aan de hoge kant. Wellicht biedt Projectplace kortingen aan organisaties die besluiten Projectplace als bedrijfsoplossing in te zetten. 

3. Geen garantie voor projectsuccess
Natuurlijk is het meegenomen dat je met Projectplace online kunt vergaderen. En het is ook handig dat je issues en werkpakketten online kunt afhandelen en monitoren. Maar bepaalde onderdelen van het vak projectmanagement kun je niet aan de techniek overlaten. Stakeholders kun je niet aanklikken en doorsturen. Voor het managen van de projectomgeving moet de projectmanager vaak lijfelijk aanwezig zijn. Vanuit dat perspectief is Projectplace een stuk gereedschap voor projectteams. Niets meer en niet minder. 

Benieuwd naar projectplace? Je kunt een gratis demo downloaden op de site van Projectplace.nl, waarmee je projecten voor maximaal 3 personen kunt configureren.

Jean-Paul Polfliet, april 2009