Stuurgroep: een lust of een last? - Opinies

Elke projectmanager weet dat een stuurgroep een belangrijke rol kan en moet vervullen in het sturen van een project. Maar weten de opdrachtgevers en andere afgevaardigden uit de organisatie dit ook? En gedraagt men zich daar dan ook naar? Je zou twee keer een bevestigend antwoord verwachten.

Stuurgroep: een lust of een last?

Toch zijn er stuurgroepen waarvan de voorzitter vanuit zijn lijnmanagementrol zich verplicht voelt om als eigenaar van een project op te treden. Ook maak je als projectmanager mee dat er stuurgroepleden zijn die gewoonweg niet weten wat projectmatig werken is, en dus ook niet weten hoe je een project moet besturen. En dus ook niet overzien wat hun rol echt is…

De praktijk

Een sprekend praktijkvoorbeeld: tijdens een projectbeoordeling zei een stuurgroeplid dat hij natuurlijk vragen stelt als hij iets niet snapt. Alleen vond hij dat je dat maar tot een zeker niveau kunt doen. Bij enig doorprikken bleek dat deze persoon het lastig vond om zich kwetsbaar op te stellen en te zeggen dat hij het eigenlijk ook niet wist of niet begreep. Hij stelde dus vooral vragen “om zijn betrokkenheid”te tonen. Als elk stuurgroeplid dit doet is een stuurgroep meer een last dan een lust!

Tips voor projectmanagers

Hoe ga je hier als projectmanager nu mee om? Opvoeden? Wie ben jij dat stuurgroepleden dat accepteren? Compenseren? Wil je dan alle last op jouw schouders hebben? En kun je die verantwoordelijkheid ook echt dragen? Je kunt niet de problemen oplossen die niet bij je rol horen. Wat kun je dan wel doen? Bespreek bij aanvang van je opdracht expliciet wat je van de stuurgroep(leden) en je opdrachtgever verwacht, en leg dit ook vast in een TOR (Term of Reference). Geef daarbij ook expliciet aan wat je niet doet. Bij aanvang van een opdracht kun je dit doen en wordt dit eenvoudig geaccepteerd. Gedurende je opdracht wordt dat een stuk lastiger! Op deze wijze heb je een basis waar je op terug kunt vallen tijdens de stuurgroepvergaderingen. Vervolgens is het als projectmanager balanceren. Beweeg je mee met de stuurgroep of ga je proberen zelf sturing te geven? Ben je integer of behendig om resultaten te boeken? Het zijn vooral deze dilemma’s waar een projectmanager mee speelt om zaken voor elkaar te krijgen in lastige stuurgroepen. Houd dan goed contact met je opdrachtgever en probeer samen met hem de stuurgroep op een hoger niveau te krijgen. Zoek de grenzen op, maar ga er niet overheen. Als je jezelf te vaak buiten de commune plaatst wordt je vanzelf geëxcommuniceerd en sta je buiten spel. Houd dus verbinding en durf waar nodig de grenzen op te zoeken. Succes!

Meer lezen over stuurgroepen? Lees het artikel: Ontwikkelingsfasen van een stuurgroep

Nieuwegein, oktober 2009