KWD Resultaatmanagement - Actueel - Opinies - Chaos domineert vergaderingen

Als je managers vraagt wat ze het ergste onderdeel van hun werk vinden, antwoorden de meesten ongetwijfeld: 'vergaderen'. Het aantal vergaderingen is meer dan verdubbeld in de tweede helft van de 20ste eeuw en de tijd die ermee gemoeid is, neemt alleen maar toe.

Onnodige en onproductieve vergaderingen kosten managers ongeveer tien procent van hun tijd – 24 werkdagen per jaar. Uit onderzoek van Microsoft in 2004 bleek al dat onnodige vergaderingen de grootste domper op de productiviteit van kleine ondernemingen zijn. Nu onthult onderzoek van Opinion Research USA waarom vergaderingen ons zo vervelen. De belangrijkste frustratie blijkt rommeligheid.

Ergernis

Meer dan een kwart van de ondervraagde personen melden dat onordelijke, chaotische vergaderingen hun grootste ergernis zijn, gevolgd door collega's die hun mond niet weten te houden en de vergadering naar hun hand proberen te zetten (zeventien procent). Verrassend genoeg blijkt gebrek aan stiptheid niet eens zo'n grote ergernis: slechts vier procent irriteert zich aan vergaderingen die te laat beginnen en slechts vijf procent aan mensen die te laat komen.

Nog meer ergernissen

Nog een grote bron van ergernis zijn mobiele telefoons die afgaan tijdens de vergadering (genoemd door zestien procent). De Blackberry blijkt overigens minder irritant: slechts vijf procent van de respondenten ergert zich als mensen tijdens de vergadering hun e-mail checken. Andere
irritatiefactoren zijn: lange vergaderingen zonder drankjes (zes procent), vergaderingen zonder plaspauzes (acht procent) en collega's die in slaap vallen (negen procent).

Structuur

"Gestructureerde vergaderingen met een strakke agenda zijn het meest productief, vooral omdat mensen hun aandacht niet heel lang bij één onderwerp kunnen houden," zegt Jeff Resnick, directeur van Opinion Research USA. "Mensen voelen zich niet betrokken bij een chaotische vergadering en daarom zal die zelden tot de gewenste uitkomst leiden." Een gepast aantal
vergaderingen, elk met een duidelijk omschreven doel, houden het bedrijf vitaal en voorkomen dat de productiviteit onnodig lijdt.