Volwassenheidsniveau van een project management office verhogen - Opinies

Dit laatste artikel in een serie van drie artikelen over het pmo behandelt mogelijkheden om het volwassenheidsniveau van een project management office te verhogen.

Volwassenheidsniveau van een project management office verhogen

auteur Mat Maas, januari 2010,

Nadat een eerste vorm van project management office (PMO) is geïmplementeerd en deze zich op korte termijn heeft bewezen, is het zaak om het PMO in volwassenheid te laten groeien. Dit is noodzakelijk om de gewenste doelstellingen van het verhogen van de slagingspercentages van projecten, de time to market en de kostenreductie te behalen. Om de effecten van de groei in volwassenheid effectief te kunnen meten hebben we de nulmeting en de baseline benchmark uitgevoerd en deze meeting dienen we periodiek te herhalen (zie de eerste twee artikelen uit deze reeks).

Groeien: waar beginnen?

Groeien in volwassenheid van het PMO kan op verschillende manieren. De ene organisatie kiest voor de bottom-up aanpak waarbij de pojectmanagement-processen op operationeel niveau als eerste aangepast worden. De andere organisatie kiest voor de top-down aanpak waarbij gestart wordt met het proces van 'what-if' scenario's voor portfolio- en projectmanagement, waarbij high-level project- en resource-informatie uit de projecten gebruikt wordt (let wel: de verkregen 'what-if' informatie is dan natuurlijk ook alleen op high-level betrouwbaar). Weer andere organisaties kiezen ervoor om processen op alle drie de niveaus (project-, programma- en portfoliomanagement) tegelijk te verbeteren.

Het maakt dus niet zo veel uit waar men start. Wat wel van belang is is dat men een strategie gebruikt die rekening houdt met het gegeven dat je alleen in volwassenheid kunt groeien door middel van het doorvoeren van meedere plateaus. Een plateau is een project dat een groep van aanbevelingen voor het verbeteren van project-, programma- en portfoliomanagement naar hogere volwassenheid volbrengt. Voor elk plateau dient bepaald te worden waar men nu staat, waar men naar toe wil, wat de 'gap' is en hoe men deze 'gap' denkt te overbruggen in termen van requirements voor procesverbetering, personele training en tools.

Groeien met behulp van plateaus

Bij elk in te voeren plateau zijn mensen, processen en tools benodigd. Elk plateau zal een verdere groei in volwassenheid moeten realiseren. De optimale doorlooptijd van een plateau is tussen de zestig en negentig dagen. Hierdoor worden op korte termijn stappen in volwassenheid zichtbaar en zal het draagvlak voor het PMO verder toenemen. De doorlooptijd van een plateau bepaalt dus ook de hoeveelheid verbeteringen die in een plateau kunnen zitten. Dit heeft te maken met het absorptievermogen van een organisatie.

Nadat een plateau klaar is dient deze geïmplementeerd te worden en dient men de organisatie de tijd te geven om de verbeteringen uit een plateau zich eigen te maken. Of en in hoeverre een organisatie zich een plateau eigen heeft gemaakt kan weer gemeten worden door het opnieuw uitvoeren van een benchmark. De resultaten zullen zicht geven op het al dan niet eigen gemaakt hebben van de nieuwe processen en tools. Zo ontstaat dus een iteratief proces van 'plateau-gebruik-benchmark'.

Voor het volledige artikel, zie: Volwassenheidsniveau van een project management office verhogen

Bron: http://www.computable.nl