Het programma TRACK: een conversie
Achmea, onderdeel van Eureko, is met bijna 22.000 medewerkers en enkele miljoenen klanten de grootste verzekeraar van Nederland. Daarbij kent moederbedrijf Eureko een totale omzet van 19,6 miljard euro (2008). Het concern heeft kantoren over meer dan vijftig locaties in Nederland en behoort in bijvoorbeeld Leeuwarden en Apeldoorn tot de grootste werkgevers van de regio. Het huidige Achmea is voortgekomen uit de fusie tussen Interpolis en het ‘oude’ Achmea in 2005. Ook is Achmea in 2007 gefuseerd met Agis Zorgverzekeringen.
Situatieschets
Het Programma TRACK Rozeker Cumulent, wat staat voor : Transformatie Robeco-Direct naar assurantietussenpersoon en Conversie Klantportefeuille RoZeker Cumulent, had tot doel het overhalen van de administratie en beheerrol voor de Rozeker en Cumulent levenverzekering- en pensioenportefeuilles van Robeco Direct naar NV Interpolis BTL (Achmea DBD). De drie organisaties Achmea, Robeco en Rabo waren nauw betrokken bij dit programma en een externe ICT leverancier was verantwoordelijk gemaakt voor de realisatie van de conversieprogrammatuur. In totaal waren er in de periode 2008-2010 op vier locaties ongeveer 60-80 medewerkers uit de genoemde organisaties betrokken bij de realisatie van dit programma.
Het programma TRACK Rozeker Cumulent
Het totaal aantal te converteren levensverzekeringspolissen was relatief beperkt en bedroeg ongeveer 55.000 stuks, met een belegd vermogen van ongeveer 700 miljoen euro. Echter, er was een grote diversiteit aan polistypen die uiteindelijk in ongeveer 7 doelproducten omgezet moest gaan worden. In het bijzonder dit en de noodzakelijke juridisch goedkeuring van de poliseigenaren waren complexiteitverhogende factoren. Initiatieven voor het doorvoeren van deze veranderingen waren vanaf 2006 een aantal keren stopgezet als gevolg van de complexiteit en gevoeligheid van de vraagstukken op het gebied van processen, product, juridische zaken e.d.. Medio 2007 werd het programma opnieuw gestart. In april 2008 werd geconstateerd dat het programma onvoldoende voortgang had en werd aan de KWD projectmanager gevraagd het programma te gaan leiden.
Rol van de KWD projectmanager
De KWD Projectmanager werd in april 2008 gevraagd het programma over te nemen. Op dat moment stond nog een eindoplevering gepland in oktober 2008. Echter, na bestudering van de opdracht bleek dat dit niet haalbaar was en dat het programma op dat moment niet langer onder controle was. De KWD Projectmanager heeft daarop een aantal maatregelen doorgevoerd waarmee het programma weer haalbare mijlpalen kreeg en bestuurbaar werd. Hieronder een aantal van de genomen maatregelen:
- Planning herzien en opgedeeld in diverse haalbare deelprojecten/-conversies
- Stuurgroep samenstelling herzien met de juiste betrokkenen
- Duidelijke rapportagevorm en -lijnen ingericht
- Besluitvormingstraject over de drie betrokken organisaties ingericht
- Programmateam en –organisatie herzien
- Handmatige conversie als oplossing voor kleine aantallen en complexere conversies geïntroduceerd
- Doorbraak bereikt in een aantal onoplosbare/politiek gevoelige vraagstukken
Daarnaast is de KWD projectmanager actief en intensief gaan afstemmen met de drie betrokken organisaties (Achmea, Robeco en Rabo). Hij zocht daarbij actief naar de juiste niveaus waarop besluitvorming over specifieke onderwerpen moest plaats vinden. Hierdoor werden de verbanden met de businessbelangen van de betrokken organisaties op hoofdlijnen zichtbaar en konden de noodzakelijke besluiten ook op dat niveau genomen worden. Daarmee werden de onderliggende niveaus gevoed en kwam er beweging in de realisatie.
Het resultaat
In mei 2008 werd door de KWD projectmanager een herziening op de planning voorgesteld waarin een stapsgewijze conversie aanpak was opgenomen. De eerste conversie van een kleine hoeveelheid Rozeker polissen (Robeco) werd in september 2008 uitgevoerd. Hierna volgden twee grote Rozeker conversies in november 2008 en februari 2009. Aansluitend werden door middel van handmatige conversie de resterende Rozeker portefeuille eind 2009 succesvol over gezet. De realisatie van de conversie van de Cumulent portefeuille (Rabo en Robeco) werd in juli 2009 gestart en in juni 2010 met succes afgerond. Met de realisatie van deze conversie in het levendomein is Achmea een van de eerste organisaties, zo niet de eerste, die een dergelijk complexe conversie succesvol heeft uitgevoerd.
Opdrachtgever Hans van der Put, Manager Productvoering Leven van de Divisie Bancaire Distributie Achmea Leven, geeft als reactie:
“De programmamanager heeft er mede voor gezorgd dat een gevoelig dossier bij drie betrokken organisaties op adequate wijze is afgerond: binnen tijd en budget. Hij heeft ons geholpen om de focus te houden op onze doelstellingen en een flinke slag te slaan in de kennisopbouw rond conversies”.
